1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

pyrisanoexo
Lister Meile 26
30161 Hannover
Deutschland
Telefon: +493371632252
E-Mail: contact@pyrisanoexo.sbs

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter" oder per E-Mail an contact@pyrisanoexo.sbs.

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, abhängig davon, wie Sie unsere Dienste nutzen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

2.1 Kontakt- und Stammdaten

• Name und Vorname
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmensbezeichnung
• Position innerhalb des Unternehmens
• Postanschrift

2.2 Nutzungsdaten

• Zugriffszeiten und -dauer
• Genutzte Funktionen innerhalb der Plattform
• Workflow-Aktivitäten und Genehmigungsprozesse
• Budgetinformationen und Antragsdetails
• Dokumenten-Uploads und zugehörige Metadaten

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browser-Typ und Version
• Betriebssystem
• Gerätetyp und Bildschirmauflösung
• Referrer-URL

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall die Nutzung bestimmter Funktionen eingeschränkt sein kann.

4. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

4.1 Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen. Diese Unternehmen sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen zu verarbeiten:

• Hosting-Anbieter (Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland)
• E-Mail-Versanddienstleister für Systembenachrichtigungen
• Zahlungsdienstleister für die Rechnungsabwicklung
• Technischer Support und Wartung

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten.

4.2 Gesetzliche Verpflichtungen

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten an Behörden weiterzugeben, etwa an Steuerbehörden oder Strafverfolgungsbehörden im Rahmen rechtmäßiger Anfragen.

4.3 Keine Datenübermittlung in Drittländer

Aktuell übermitteln wir keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Sollte dies in Zukunft erforderlich werden, erfolgt die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der DSGVO-Vorgaben, etwa durch EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person haben Sie umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit geltend machen.

5.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, erhalten Sie Auskunft über diese Daten sowie über Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger, Speicherdauer und weitere Details.

5.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Unrichtige personenbezogene Daten werden von uns unverzüglich berichtigt. Sie können die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

5.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Daten sind für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es gibt keine andere Rechtsgrundlage
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein
• Die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
• Eine rechtliche Verpflichtung zur Löschung besteht

Bitte beachten Sie, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer sofortigen Löschung entgegenstehen können.

5.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie die Daten aber nicht löschen lassen möchten, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

5.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies betrifft Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeitet werden.

5.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

5.7 Beschwerderecht

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns in Hannover ist zuständig:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

6.1 Verschlüsselung

Alle Datenübertragungen zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern erfolgen über verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.3). Personenbezogene Daten werden in unseren Datenbanken verschlüsselt gespeichert.

6.2 Zugriffskontrolle

Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf personenbezogene Daten, und dies auch nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben. Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und werden regelmäßig geschult.

6.3 Sicherheitsüberwachung

Unsere Systeme werden kontinuierlich auf Sicherheitsvorfälle überwacht. Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests stellen sicher, dass unsere Schutzmaßnahmen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

6.4 Backup und Wiederherstellung

Wir erstellen regelmäßige Backups Ihrer Daten, die ebenfalls verschlüsselt und an sicheren Standorten innerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Im Falle eines Datenverlusts können wir Ihre Informationen zeitnah wiederherstellen.

7. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Plattform verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern.

7.1 Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie speichern beispielsweise Ihre Sitzungsinformationen und Authentifizierungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.2 Analyse-Cookies

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Analyse-Tools, um die Nutzung unserer Plattform zu verstehen und zu verbessern. Diese Daten werden ausschließlich in anonymisierter oder pseudonymisierter Form erhoben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen.

7.3 Cookie-Verwaltung

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen verwalten oder löschen. Beachten Sie jedoch, dass die Deaktivierung notwendiger Cookies die Funktionalität der Plattform beeinträchtigen kann.

8. Datenschutz bei Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie nicht in eine längere Speicherung für zukünftige Positionen eingewilligt haben. In letzterem Fall werden Ihre Daten nach sechs Monaten gelöscht.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website unter pyrisanoexo.sbs abrufbar.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail informieren, sofern wir Ihre E-Mail-Adresse haben. Die Nutzung unserer Dienste nach Inkrafttreten der geänderten Datenschutzerklärung gilt als Zustimmung zu den Änderungen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Sollten wir zukünftig solche Verfahren einsetzen, werden wir Sie transparent darüber informieren und Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.